A Központi Külügyi Osztály az Egyetem központi külügyi szervezete, amely ellátja az Egyetem nemzetközi tevékenységével kapcsolatos adminisztratív feladatokat a nemzetközi tevékenységre vonatkozó stratégia kidolgozása és végrehajtása, a nemzetközi kapcsolatok koordinálása, a nemzetközi pályázatok beadása és a nemzetközi mobilitás terén. A Központi Külügyi Osztály célja, hogy a nemzetközi együttműködési lehetőségek feltérképezésével és kiaknázásával hozzájáruljon az Egyetemnek az oktatás és a kutatás területén vállalt küldetése mind teljesebb betöltéséhez. A Központi Külügyi Osztály a Rektor szakmai felügyelete és irányítása mellett látja el feladatait.
Az Osztály:
a) hozzájárul az Egyetem nemzetközi stratégiájának kidolgozásához, elősegíti és monitorozza annak megvalósítását;
b) előkészíti az intézményi szintű nemzetközi szerződéseket, elősegíti az azokban foglaltak megvalósítását;
c) koordinálja az Egyetemnek külföldi egyetemekkel fennálló szerződéses kapcsolataival járó feladatait;
d) ellátja az Erasmus+ programban szereplő pályázatok koordinálásával kapcsolatos intézményi szintű feladatokat, a pályázatokkal kapcsolatban informálja a Karokat;
e) ellátja a CEEPUS-, a Stipendium Hungaricum, az Ösztöndíjprogram Keresztény Fiataloknak és a Diaszpóra Felsőoktatási Ösztöndíjprogram, továbbá a KA 220-as Felsőoktatási intézményeknek szóló program, Erasmus Mundus Joint Masters Program és az Hubert Curien Balaton Program, intézményi szintű koordinációját;
f) kapcsolatot tart az Erasmus+, Stipendium Hungaricum és CEEPUS programot biztosító nemzetközi és hazai szervekkel;
g) az érintett felek összekapcsolásán keresztül koordinálja a Visegrádi Alap ösztöndíjprogramjainak megvalósítását.
h) részt vesz az intézmény által szervezett nemzetközi programok (pl. konferenciák) szervezésében és kivitelezésében:
- előkészíti és lebonyolítja a Rektori Hivatal kezdeményezésében létrejövő nemzetközi konferenciákat;
- biztosítja az intézmény más szervezeti egységei által előkészített és megvalósított nemzetközi konferenciák megfelelő tartalmi és protokolláris színvonalát;
i) szervezi és lebonyolítja a mobilitási projektekkel összefüggő intézményi szintű programokat (pl. staff training week, orientation week, stb.);
j) ellátja a Mobility-Online koordinálásával kapcsolatos intézményi szintű feladatokat;
k) elkészíti és kezeli az Egyetem nemzetközi kapcsolatainak naprakész adatbázisát;
l) ellátja az Egyetem nemzetközi szakmai szervezetekben meglévő tagságával kapcsolatos ügyintézést;
m) közreműködik az Egyetem külföldi megismertetésében és népszerűsítésében;
n) képviseli az Egyetemet különböző nemzetközi és hazai fórumokon;
o) ápolja a külföldi egyetemekkel meglévő kapcsolatokat és koordinálja új kapcsolatok kialakítását;
p) segíti az Egyetem nemzetközi arculatának kialakítását;
q) részt vesz az angol nyelvű tájékoztató anyagok koncepcionális és tartalmi előkészítésében, és kezdeményezi azok tartalmi frissítését;
r) koncepcionálisan és tartalmilag gondozza az Egyetem angol nyelvű honlapját;
s) együttműködik más, nemzetközi tevékenységben érintett központi szervezeti egységgel és karokkal.
A Központi Külügyi Osztály vezetője a külügyi osztályvezető:
a) A külügyi osztályvezető szervezi és irányítja a Központi Külügyi Osztály tevékenységét, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a feladatok végrehajtását;
b) közreműködik az Egyetem nemzetközi tevékenységére vonatkozó célkitűzéseinek megvalósításához szükséges, az Egyetem egészére kiterjedő nemzetköziesítési stratégia kidolgozásában, és segíti, koordinálja annak végrehajtását;
c) kapcsolatot tart a karok és egyéb önálló szervezetek vezetőivel;
d) az Osztály tevékenységéről rendszeresen beszámol a Rektornak.
A Központi Külügyi Osztály által koordinált programok és pályázatok működését intézményi eljárásrendek szabályozzák, melyek a pályázás előkészítésétől a beadáson át a megvalósításig tartalmazzák a szükséges határidőket és feladatköröket az intézményre és munkatársaira vonatkozóan.
